สารานุกรมไทย
สำหรับเยาวชน เมนู 25
เล่มที่ ๒๕
เรื่องที่ ๑ ซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงาน
เรื่องที่ ๒ ระบบฐานข้อมูล
เรื่องที่ ๓ วิวัฒนาการของไมโครคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ ๔ การพัฒนาซอฟต์แวร์
เรื่องที่ ๕ โครงข่ายประสาทเทียม
เรื่องที่ ๖ อินเทอร์เน็ต
เรื่องที่ ๗ การประยุกต์ใช้ภาษาไทยบนคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ ๘ แนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศ ในต้นศตวรรษที่ ๒๑
รายชื่อผู้เขียน

สารานุกรมไทยสำหรับเยาวชนฯ / เล่มที่ ๒๕ / เรื่องที่ ๑ ซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงาน / สำหรับเด็กระดับเล็ก

สำหรับเด็กระดับเล็ก ฟังเสียงอ่าน => บันทึกเสียง
ในสำนักงานต่างๆ จะมีอุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงาน เช่น เครื่องพิมพ์ดีด แฟ้ม และตู้เก็บเอกสาร เครื่องคิดเลข โปสเตอร์ ปากกาสี ฯลฯ อุปกรณ์เหล่านี้เป็นอุปกรณ์พื้นฐาน ที่ทุกสำนักงาน จำเป็นต้องมีไว้ใช้ในการทำงาน แต่การทำงานด้วยอุปกรณ์ต่างๆ เหล่านี้ ยังมีความยุ่งยากนานัปการ เช่น เริ่มพิมพ์เอกสารใหม่ตั้งแต่ต้น บวกหรือลบเลขซ้ำกันหลายครั้ง เพื่อความแน่ใจ เก็บเอกสารไว้ในตู้ต่างๆ จำนวนมาก ทำให้เปลืองเนื้อที่ หรือต้องวาดรูป ลงบนแผ่นโปสเตอร์ใหม่อีกครั้ง เมื่อรูปที่วาดไม่สวย เป็นต้น

ปัญหาที่เกิดขึ้นเหล่านี้ จะลดลงได้ เมื่อใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการทำงาน คอมพิวเตอร์จึงเป็นอุปกรณ์ที่สามารถทำงานแทนเครื่องพิมพ์ดีด เครื่องคิดเลข ตู้เก็บเอกสาร หรือปากกาสีที่ใช้ทำแผ่นโปสเตอร์ แต่เครื่องคอมพิวเตอร์ ก็ยังไม่สามารถทำงานแทนอุปกรณ์เดิมเหล่านั้นได้ ถ้าไม่มีเครื่องมือพื้นฐาน ที่จะใช้สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์นั้นๆ ทำงาน เครื่องมือนี้เราเรียกกันว่า "ซอฟต์แวร์พื้นฐาน" ซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมต่างๆ เพื่อใช้ในการทำงานแต่ละด้าน เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมแผ่นตารางทำการ โปรแกรมจัดการข้อมูล และโปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูล เป็นต้น
เมื่อพิมพ์เอกสารผิด ก็ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ตั้งแต่ต้นจนจบ เพราะเราสามารถใช้โปรแกรมประมวลผลคำแทนเครื่องพิมพ์ดีด ซึ่งจะช่วยให้สามารถเก็บข้อความที่ได้พิมพ์ไว้ และสามารถเรียกมาแก้ไขในภายหลังได้

ในการบวกหรือลบตัวเลข หากมีชุดตัวเลข ที่ต้องบวกจำนวนมาก ก็จะทำให้เสียเวลา ในการกดเครื่องคิดเลขซ้ำหลายๆ ครั้ง เพื่อความแน่ใจ แต่โปรแกรมแผ่นตารางทำการ สามารถนำมาใช้แทนเครื่องคิดเลขได้ โดยโปรแกรมนี้จะช่วยบวกหรือลบชุดของตัวเลขให้ อย่างรวดเร็ว หากใส่ตัวเลขใดผิด ก็สามารถแก้ไขโดยการพิมพ์ตัวเลขนั้นๆ เข้าไปใหม่ โปรแกรมก็จะบวกหรือลบเลขให้ใหม่อีกครั้งทันที ในเวลาอันรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขใหม่ทั้งชุดอีกครั้ง

ในการเก็บเอกสารต่างๆ หากเก็บสำเนาของเอกสารทุกฉบับไว้ในตู้ โดยที่เอกสารบางฉบับแทบจะไม่ได้นำมาใช้อีกเลย ก็จะทำให้สิ้นเปลืองเนื้อที่ในตู้ และยุ่งยาก ในการค้นหาเอกสารมากมายเหล่านั้น แต่ถ้าเปลี่ยนมาใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ช่วยในการเก็บข้อมูลแทน โดยใช้โปรแกรมจัดการข้อมูล ก็จะทำให้เราสามารถเก็บข้อมูล ในเอกสารทุกแผ่น รวมทั้งรูปภาพต่างๆ ไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียว ซึ่งช่วยประหยัดเนื้อที่ และกระดาษที่ใช้พิมพ์
ในการทำโปสเตอร์ก็เช่นเดียวกัน คอมพิวเตอร์สามารถช่วยสร้างโปสเตอร์ ที่สวยงามได้อย่างรวดเร็ว โดยใช้โปรแกรมสำหรับการนำเสนอข้อมูลช่วยจัดทำ หากเราต้องการตกแต่งรูป หรือสีเพิ่มเติม ก็ไม่ต้องวาดใหม่อีกครั้ง นอกจากนี้ โปรแกรมนี้ยังสามารถแสดงเสียง และภาพเคลื่อนไหวได้ด้วย

อย่างไรก็ตาม เครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ไม่สามารถใช้โปรแกรมต่างๆ เหล่านี้ ทำงานได้ตามลำพัง จึงจำเป็นต้องมี "ระบบปฏิบัติการ" ช่วยในการจัดการ และควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้เป็นไปตามที่เราต้องการ ระบบปฏิบัติการที่คนส่วนใหญ่รู้จักกัน ได้แก่ ดอส วินโดวส์ 95 วินโดวส์ 98 วินโดวส์ 2000 และลีนุกซ์ เป็นต้น
หัวข้อถัดไป