สารานุกรมไทย
สำหรับเยาวชน เมนู 25
เล่มที่ ๒๕
เรื่องที่ ๑ ซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงาน
เรื่องที่ ๒ ระบบฐานข้อมูล
เรื่องที่ ๓ วิวัฒนาการของไมโครคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ ๔ การพัฒนาซอฟต์แวร์
เรื่องที่ ๕ โครงข่ายประสาทเทียม
เรื่องที่ ๖ อินเทอร์เน็ต
เรื่องที่ ๗ การประยุกต์ใช้ภาษาไทยบนคอมพิวเตอร์
เรื่องที่ ๘ แนวโน้มของเทคโนโลยีสารสนเทศ ในต้นศตวรรษที่ ๒๑
รายชื่อผู้เขียน

สารานุกรมไทยสำหรับเยาวชนฯ / เล่มที่ ๒๕ / เรื่องที่ ๑ ซอฟต์แวร์พื้นฐานสำหรับสำนักงาน / สำหรับเด็กระดับกลาง

สำหรับเด็กระดับกลาง
เมื่อเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อใช้งาน จะพบว่า ไม่สามารถสั่งงานเครื่องคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่สามารถเข้าใจภาษาที่สั่งลงไป ดังนั้นจึงต้องมีการพัฒนาตัวกลาง เพื่อใช้ในการติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เรียกกันโดยทั่วไปว่า "ซอฟต์แวร์"
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ เช่น วินโดยว์ ๙๕ และซอฟต์แวร์ระบบงาน เช่น Excel, Word ฯลฯ
ตัวอย่างซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ เช่น วินโดยว์ ๙๕ และซอฟต์แวร์ระบบงาน เช่น Excel, Word ฯลฯ
ซอฟต์แวร์มีหลายประเภท แต่ซอฟต์แวร์ประเภทที่นิยมใช้กันทั่วไปในสำนักงานมีด้วยกัน ๒ ประเภทใหญ่ๆ คือ ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ (System Software) และซอฟต์แวร์ระบบงาน (Application Software)

ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบ คือ โปรแกรมที่จำเป็น ตั้งแต่เริ่มเปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ขึ้น
มาครั้งแรก เรียกว่า ระบบปฏิบัติการ (Operating System) ระหว่างที่เครื่องคอมพิวเตอร์เปิดใช้งานอยู่ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้จะทำงานประสานกับซอฟต์แวร์ระบบงาน

ซอฟต์แวร์ระบบงาน คือ กลุ่มของโปรแกรมที่ให้เครื่องประมวลผลเฉพาะงาน ซอฟต์แวร์ระบบงานแบ่งออกเป็น ๒ ประเภท คือ ซอฟต์แวร์ระบบงานที่พัฒนาขึ้นเอง และซอฟต์แวร์ระบบงานสำเร็จรูป
การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมประมวบผลคำมีประสิทธิภาพมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีด เนื่องจากช่วยแก้ปัญหาการพิมพ์ซ้ำ และทำให้ได้เอกสารที่สวยงามเป็นระเบียบ
การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมประมวบผลคำมีประสิทธิภาพมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีด เนื่องจากช่วยแก้ปัญหาการพิมพ์ซ้ำ และทำให้ได้เอกสารที่สวยงามเป็นระเบียบ
ปัจจุบัน ซอฟต์แวร์ระบบงานสำเร็จรูปที่น่าสนใจ สำหรับการทำงาน ในสำนักงานมีหลายประเภท แต่ละประเภทช่วยแก้ปัญหาการทำงานต่างๆ ในสำนักงาน เช่น ความล่าช้าในการพิมพ์เอกสาร ความยุ่งยากในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นระเบียบ การคำนวณทำบัญชี และการนำเสนอข้อมูล เป็นต้น

ปัญหาเกี่ยวกับการพิมพ์เอกสาร

เดิมเครื่องมือที่ใช้พิมพ์เอกสารภายในหน่วยงานคือ เครื่องพิมพ์ดีด ถ้าใครเคยใช้เครื่องพิมพ์ดีด ก็คงพอจะเข้าใจถึงปัญหา และขีดความสามารถที่จำกัดของเครื่องพิมพ์ดีดได้เป็นอย่างดี เอกสารที่พิมพ์จากเครื่องพิมพ์ดีด เมื่อพิมพ์ผิด จะต้องเริ่มพิมพ์ใหม่ ตั้งแต่บรรทัดแรกซ้ำอีกครั้ง จนกว่าจะได้เอกสารที่ถูกต้อง หรือใช้น้ำยาลบคำผิดป้ายในตำแหน่งที่พิมพ์ผิดเล็กน้อย นอกจากนี้แล้ว เอกสารที่พิมพ์ด้วย เครื่องพิมพ์ดีดจะมีลักษณะที่เรียบง่าย ตัวอักษรที่พิมพ์จะมีขนาด สี และรูปแบบเหมือนกันทุกตัว การพิมพ์ในแต่ละย่อหน้า ผู้พิมพ์จะต้องจัดระยะของบรรทัด และย่อหน้าเอง เอกสารที่ได้ จึงไม่เป็นระเบียบ การสร้างตาราง ด้วยเครื่องพิมพ์ดีด ก็สร้างได้ยากด้วยเช่นกัน
การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมประมวบผลคำมีประสิทธิภาพมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีด เนื่องจากช่วยแก้ปัญหาการพิมพ์ซ้ำ และทำให้ได้เอกสารที่สวยงามเป็นระเบียบ
การพิมพ์เอกสารโดยใช้โปรแกรมประมวบผลคำมีประสิทธิภาพมากกว่าเครื่องพิมพ์ดีด เนื่องจากช่วยแก้ปัญหาการพิมพ์ซ้ำ และทำให้ได้เอกสารที่สวยงามเป็นระเบียบ
นอกจากนี้ การทำเอกสารที่มีข้อความซ้ำกันหลายๆ ฉบับ เช่น การทำจดหมายเวียน จะต้องคอยพิมพ์แก้ไขชื่อผู้รับ หรือข้อมูลอื่นๆ ในจดหมายทุกๆ ฉบับ ซึ่งสิ้นเปลืองเวลามาก จากตัวอย่างข้างต้น จะเห็นได้ว่า การใช้เครื่องพิมพ์เอกสารนั้น ไม่เหมาะกับปริมาณงานเอกสาร ในปัจจุบันอีกต่อไป

การแก้ปัญหาด้วยโปรแกรมประมวลผลคำ หรือที่นิยมเรียกว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์นั้น เป็นโปรแกรมที่ใช้เป็นเครื่องมือช่วยทำงานเอกสารได้ดี เช่น จดหมายบันทึกข้อความ ใบปะหน้าโทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ หรือแม้แต่สร้างสิ่งตีพิมพ์ เช่น หนังสือวารสาร โปรแกรมนี้จะช่วยลดปัญหาการทำซ้ำ พิมพ์ซ้ำ และยังได้เอกสารที่เป็นระเบียบสวยงามอีกด้วย

ปัญหาเกี่ยวกับการคำนวณ

เมื่อเราต้องจัดทำรายงาน ที่มีการคำนวณเข้ามาเกี่ยวข้องนับได้ว่า เป็นเรื่องยุ่งยากพอสมควร หากผู้จัดทำ มีการแก้ไขข้อมูลตัวเลขที่ใดที่หนึ่ง ก็จะทำให้ต้องมีการคำนวณใหม่ทั้งหมด แล้วจึงจัดพิมพ์รายงานใหม่อีกครั้ง ดังนั้น การทำบัญชีจึงต้องใช้เวลามาก
ตัวอย่างแสดงการคำนวณรายรับ-รายจ่ายของสำนักงาน โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการ
ตัวอย่างแสดงการคำนวณรายรับ-รายจ่ายของสำนักงาน โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการ
การแก้ปัญหาในกรณีนี้ ทำได้โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการ หรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมสเปรดชีท ซึ่งจะนำมาประยุกต์ใช้กับงานต่างๆ เช่น การจัดทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายของสำนักงาน ดังรูป
เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูลบางรายการ แผ่นตารางทำการ จะช่วยในการคำนวณผลรวมใหม่ให้โดยอัตโนมัติ เมื่อมีค่าใดค่าหนึ่งเปลี่ยนแปลงไป ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องคำนวณเอง อีกทั้งสามารถใส่สูตรในการคำนวณ สำหรับการคำนวณ ที่ยุ่งยากซับซ้อนได้ และสามารถนำเสนอข้อมูล ในรูปกราฟได้อีกด้วย
ปัญหาเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล

ในสำนักงานจะมีเอกสารที่เป็นกระดาษอยู่เป็นจำนวนมาก เอกสารบางส่วนถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร บางส่วนวางอยู่บนโต๊ะทำงาน หากต้องการค้นหาเอกสารสักฉบับ แต่เอกสารเหล่านั้น ไม่ได้มีการจัดเก็บอย่างมีระบบ ก็ต้องใช้เวลาค้นหากันนาน กว่าจะได้เอกสารที่ต้องการ นอกจากนี้ เอกสารที่ต้องจัดเก็บ ก็มีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ จนตู้เก็บเอกสารที่มีอยู่ไม่เพียงพอ จึงต้องเพิ่มจำนวนตู้เก็บเอกสารขึ้นเรื่อยๆ เช่นกัน

การแก้ปัญหาสามารถทำได้ โดยใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล ซึ่งสามารถจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ให้อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ จึงช่วยประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ อีกทั้งประหยัดเวลาในการค้นหา เพราะโปรแกรมสามารถเรียงลำดับข้อมูล ให้อยู่ในรูปแบบที่นำไปใช้งานได้มากขึ้น ง่ายต่อการเรียกใช้งาน และช่วยให้ได้ข้อมูลตามความต้องการอย่างรวดเร็ว
ข้อมูลถูกเก็บอยู่ในตู้เอกสาร
แสดงการเปรียบเทียบการเก็บเอกสารในรูปแบบเดิมที่ใช้ตู้ ซึ่งใช้เนื้อที่ในการเก็บ มากกว่าการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์มาช่วยในการเก็บ
ปัญหาเกี่ยวกับการนำเสนอข้อมูล

วิธีการนำเสนอข้อมูลที่เราคุ้นเคยที่สุดคือ การเรียนการสอนในชั้นเรียน ในชั้นอนุบาล หรือประถมศึกษา เครื่องมือช่วยสอนของครูคือ กระดานดำ ชอล์ก และสื่อการเรียนการสอนที่เป็นกระดาษ ซึ่งแต่งแต้มด้วยรูปภาพ ที่ระบายสีอย่างสวยงาม แต่ในชั้นเรียนระดับมัธยมศึกษา และอุดมศึกษา จะมีอุปกรณ์แบบใหม่ที่นำมาใช้แทนกระดานดำ นั่นคือ กระดานสีขาวที่นิยมเรียกกันว่า ไวท์บอร์ด (White Board) ซึ่งใช้ปากกาหมึกสี สำหรับเขียนแทนการใช้ชอล์ก แต่ทั้งสองวิธีที่กล่าวมานั้น ยังเป็นการนำเสนอข้อมูลที่ไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร เพราะนอกจากครูจะสูดฝุ่นละอองของชอล์กแล้ว ยังต้องดมกลิ่นเหม็นๆ ของปากกาที่ใช้เขียนบนไวท์บอร์ดอีกด้วย และที่สำคัญคือ ครูไม่สามารถเตรียมอุปกรณ์ที่จะใช้สอนได้ล่วงหน้า จึงทำให้ต้องเสียเวลาสอนในห้องเรียน เพราะครูต้องเขียนอธิบายทีละบรรทัด

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม
การนำเสนอข้อมูลในสำนักงาน เช่น การชี้แจงข้อมูลในที่ประชุม การรายงานสรุปผลงานประจำปีของแต่ละฝ่าย การแนะนำสินค้าชนิดใหม่ของพนักงานขาย หรือการบรรยายต่างๆ เป็นต้น วิธีการนำเสนอข้อมูลแบบเดิม มีเพียงการฉายแผ่นใสด้วยเครื่องฉายข้ามศีรษะ หรือการฉายฟิล์มสไลด์ด้วยเครื่องฉายสไลด์ ซึ่งการเตรียมข้อมูล ทั้งในรูปของแผ่นใส และฟิล์มสไลด์ ต่างก็มีค่าใช้จ่ายจำนวนไม่น้อย และหากเอกสารที่เตรียมเสร็จแล้ว มีข้อผิดพลาด ก็จะต้องเสียเวลาในการจัดทำใหม่อีก ดังนั้น จึงไม่มีการพัฒนารูปแบบ และวิธีการนำเสนอข้อมูลแบบใหม่ โดยการนำเครื่องคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการนำเสนอข้อมูล

ดูรายละเอียดเพิ่มเติม
การแก้ปัญหาสามารถทำได้ โดยใช้โปรแกรม สำหรับการนำเสนอข้อมูล หรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมกราฟิกพรีเซ็นเตชั่น (Graphic Persentation) การนำเสนอข้อมูล ด้วยโปรแกรมนี้ สามารถทำได้ ๒ วิธี คือ การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อกับเครื่องฉาย ขึ้นจอภาพขนาดใหญ่ และการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ฉายผ่านจอภาพของเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง นอกจากจะใช้โปรแกรมนี้ ช่วยแสดงข้อมูล ทั้งที่เป็นข้อความ รูปภาพ เสียง และวีดิทัศน์แล้ว ก็ยังสามารถควบคุมลำดับการแสดงข้อมูล ก่อนหลังตามต้องการได้ อีกทั้งยังใช้เป็นเครื่องมือช่วยสร้างสไลด์ สำหรับการนำเสนอข้อมูล สร้างเอกสารสำหรับแจกผู้ฟัง และเอกสารสรุป สำหรับผู้พูดได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ระบบงานเหล่านี้ไม่สามารถประมวลผลได้ตามลำพัง โดยต้องอาศัยซอฟต์แวร์ระบบที่เรียกว่า "ระบบปฏิบัติการ" เพื่อเป็นตัวกลางในการควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ให้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งหน้าที่หลักของระบบปฏิบัติการมี ๓ ประการ คือ
ตัวอย่างการทำงานของโปรแกรมประมวบผลคำที่ทำงานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ๙๕
ตัวอย่างการทำงานของโปรแกรมประมวบผลคำที่ทำงานบนระบบปฏิบัติการวินโดวส์ ๙๕
๑. จัดหาเนื้อที่หน่วยความจำให้แก่ซอฟต์แวร์ระบบงานในการประมวลผล และควบคุมอุปกรณ์นำเข้า และอุปกรณ์ผลลัพธ์ เช่น เครื่องพิมพ์ จอภาพ เป็นต้น

๒. กำหนดลำดับการทำงานให้แก่งานต่างๆ ที่ส่งเข้ามาให้หน่วยประมวลผลกลางของเครื่องคอมพิวเตอร์ทำการประมวลผล

๓. ตรวจสอบกิจกรรมต่างๆ ที่ดำเนินอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ เช่น งานที่กำลังประมวลผลอยู่ ด้วยการเข้าสู่ระบบ โดยไม่ได้รับอนุญาต

ซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติการ ในปัจจุบันมีหลายประเภท เช่น ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 95 ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ 98 ระบบปฏิบัติการวินโดวส์เอ็นที ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์ ระบบปฏิบัติการลีนุกซ์ ระบบปฏิบัติการวินโดวส์ เป็นต้น ดังนั้น การเลือกใช้ระบบปฏิบัติการจึงขึ้นอยู่กับฮาร์ดแวร์ และลักษณะการใช้งาน เครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานโดยทั่วไป จะมีระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการประเภทวินโดวส์ และระบบปฏิบัติการลีนุกซ์
หัวข้อก่อนหน้า หัวข้อถัดไป